L’extrait Kbis est un document officiel nécessaire pour toute entreprise commerciale en France. Ce document est le seul moyen légal de justifier de l’immatriculation d’une société au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il est crucial pour une entreprise d’obtenir et de maintenir à jour cet extrait, qui facilite de nombreuses démarches administratives et commerciales. L’expert-comptable Capeos répond à toutes vos questions sur le sujet.
Comprendre le Kbis
Le Kbis est un justificatif qui certifie l’inscription d’une entreprise au RCS. Le greffe du tribunal de commerce est responsable de sa délivrance et de sa mise à jour. Toute entreprise commerciale en France doit avoir un Kbis mis à jour pour rester en conformité avec les réglementations commerciales. Dans la plupart des cas, notamment pour les démarches administratives, les organismes et tiers demandent un extrait récent de moins de trois mois.
Utilité du Kbis dans la gestion d'entreprise
Le Kbis est utilisé de nombreuses démarches administratives et commerciales, notamment l’ouverture de comptes bancaires, l’obtention de prêts professionnels, et l’achat de marchandises. Il est également indispensable pour participer à des appels d’offres publics ou pour toute procédure nécessitant la preuve de l’existence légale de l’entreprise.
Informations contenues dans le Kbis
Le Kbis contient des informations essentielles sur l’entreprise, comme :
- Le nom du greffe d’immatriculation
- La dénomination sociale, sigle, enseigne
- La forme juridique, la date de création
- L’adresse du siège social et des établissements
- Le montant du capital social
- L’activité de la société et son Code APE (NAF)
- L’identité du dirigeant, des administrateurs et des commissaires aux comptes
Par ailleurs, il reprend toutes les décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives : redressement, liquidation judiciaire…
Ces informations sont publiques et peuvent être consultées par toute personne intéressée par les détails légaux d’une entreprise.
Qui doit figurer sur le Kbis ?
Sur l’extrait Kbis, toutes les personnes ayant le pouvoir de diriger et de représenter l’entreprise doivent être mentionnées. Cela inclut ceux qui peuvent engager l’entreprise dans des transactions légales et commerciales. La précision de ces informations est cruciale pour la légitimité et la transparence de l’entreprise vis-à-vis des tiers et des autorités réglementaires.
Comment obtenir un Kbis et à quel prix ?
1) Service en ligne Monidenum.fr
Le dirigeant d’une entreprise commerciale peut accéder gratuitement à un extrait K ou Kbis de sa propre société via Monidenum.fr. Ce service en ligne, administré par les greffes des tribunaux de commerce, nécessite la création d’un compte personnel et une connexion sécurisée avec un identifiant. Une fois le nom du dirigeant, la dénomination sociale ou le numéro de Siren renseigné, l’extrait Kbis de l’entreprise est téléchargeable.
2) Site Infogreffe
L’extrait K ou Kbis d’une entreprise enregistrée au RCS peut aussi être commandé sur le site Infogreffe. Il suffit d’indiquer le numéro Siren ou la dénomination de l’entreprise souhaitée.
Le document Kbis est disponible en format papier ou électronique.
L’accès au Kbis est payant, avec des tarifs qui varient selon le mode de transmission :
- Par voie électronique : 3,20 €
- Par courrier : 3,85 €
3) Greffe du tribunal de commerce
Une autre solution est de se déplacer directement au greffe du tribunal de commerce où l’entreprise est enregistrée afin de demander l’extrait Kbis en personne.
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Comment modifier son extrait Kbis ?
Lorsqu’une entreprise connaît des modifications significatives, comme un changement de direction, de statuts, ou d’adresse du siège social, il est essentiel de mettre à jour son extrait Kbis. Voici les étapes à suivre pour effectuer cette modification :
- Décision de modification : La modification doit être formalisée, soit par le dirigeant seul, soit lors d’une assemblée générale, avec la rédaction d’un procès-verbal.
- Publication : Annoncez le changement dans un journal d’annonces légales dans le département où se situe le siège social de l’entreprise. Cette publication est obligatoire pour informer les tiers des modifications.
- Dépôt au greffe : Soumettez le dossier de modification au greffe du tribunal de commerce, qui doit inclure le formulaire M2 ou M3, une attestation de publication dans un journal d’annonces légales, et si nécessaire, les statuts mis à jour et la carte d’identité du nouveau dirigeant.
Cas particuliers :
L’extrait K pour les entreprises individuelles et les micro-entreprises
L’extrait K est un document officiel qui concerne les entrepreneurs individuels, y compris ceux qui optent pour le régime de la micro-entreprise (MICRO-BIC), sous condition qu’ils exercent une activité commerciale et soient immatriculés au RCS. Ce document sert de preuve d’immatriculation et inclut des informations similaires à celles d’un extrait Kbis pour les sociétés.
Ceux exerçant des activités non commerciales n’ont donc pas besoin d’extrait K, leur numéro SIREN suffit pour attester de l’existence légale de leur activité.
L’extrait D1 pour les artisans
Les artisans ne sont pas concernés par l’extrait Kbis. À la place, ils sont inscrits au Répertoire des Métiers (RM) et reçoivent un document appelé extrait D1. Ce document est similaire à l’extrait Kbis pour les commerçants et contient les mêmes informations mais est spécifiquement adapté pour les besoins d’identification et de vérification des artisans.
Les professions libérales
Les professions libérales n’ont pas besoin d’un extrait Kbis, K ou D1. En effet, ces professionnels ne sont pas tenus de s’immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire des Métiers (RM) car leurs activités ne sont ni commerciales ni artisanales.
L’extrait Kbis est un pilier essentiel pour la gestion et la validation légale des entreprises en France. Ce document officiel, nécessaire pour prouver l’existence légale et la régularité d’une société, joue un rôle crucial dans les transactions commerciales et les démarches administratives. Il est impératif de le maintenir à jour et de comprendre les procédures pour sa modification et son renouvellement afin de garantir la transparence et le bon fonctionnement de l’entreprise dans le respect des régulations commerciales. Vous avez un projet de création d’entreprise ? Contactez le cabinet d’experts-comptables Capeos
