Dès le 1er janvier 2020, les TPE de l’artisanat, du commerce et des professions libérales travaillant pour le secteur public auront l’obligation de transmettre leurs factures sous forme dématérialisées. Pour le marché public la facturation électronique est désormais obligatoire pour les TPE.
La démarche Chorus Pro
À l’aide du portail gouvernemental Chorus Pro, les très petites entreprises (moins de 10 salariés) en relation avec le secteur public (État, collectivités locales, hôpitaux, établissements publics…), peuvent utiliser dès à présent la plateforme afin de préparer la transition du 1er janvier 2020. Les mentions obligatoires à renseigner sur les factures électroniques restent les mêmes que celles attendues pour les factures papiers. Ainsi, les données figurant sur les factures électroniques seront systématiquement transmises à l’administration fiscale pour leur exploitation à des fins de collecte et de contrôle de la TVA.
Cette démarche électronique mise à disposition par l’administration présente des avantages :
- Démarche économique. Envoyer ses factures par papier entraîne des frais d’affranchissements puis d’archivage papier. Hors, la démarche électronique ne nécessite plus de ce type de frais
- Plateforme sécurisée
- Transparence et traçabilité accrues des échanges entre l’entreprise et ses clients publics
- Gain de temps dans l’envoi, le traitement, le suivi des factures et le délai de paiement est considérablement réduit
Depuis le lancement de Chorus Pro, environ 70 millions de factures dématérialisées ont déjà été réceptionnées de la part de 250 000 entreprises. En effet, de nombreuses entreprises ont d’ores et déjà anticipé l’obligation de dématérialiser leurs factures destinées aux clients du secteur public.
Il est nécessaire de rappeler que cette démarche est obligatoire sur le marché public :
- depuis 2017, pour les entreprises de plus de 5 000 salariés ;
- depuis 2018, pour les entreprises de 250 à 5 000 salariés ;
- depuis janvier 2019, pour les entreprises de 10 à 250 salariés.
Le fonctionnement des factures électroniques
Pour envoyer des factures au format électronique il est impératif de garantir leur authenticité et leur provenance. Pour assurer l’intégrité de leur contenu, voici 3 solutions envisageables :
- Se baser sur les normes ou directives d’encodages EDI (échange de données informatisées) afin d’automatiser le traitement des factures. Par exemple, lorsqu’une entreprise émet ses factures par EDI, elle va émettre des messages électroniques normalisés qui seront télétransmis vers les ordinateurs de ses partenaires (fournisseurs, clients, banques) qui seront ensuite, capables d’intégrer automatiquement les données dans leurs systèmes d’information et le tout sans papier ni intervention humaine.
- Opter pour la signature électronique
- Contrôler en interne le processus de facturation afin d’être en mesure de le retracer
Pour information, en cas de litige les factures doivent être conservées pendant 6 ans pour le droit fiscal et 10 ans pour le droit commercial afin d’être en mesure de les retrouver. Avec la dématérialisation, la conservation de ses documents est plus fiable et moins chronophage.
Dématérialisation électronique et dématérialisation fiscale
Attention, il ne faut pas confondre la dématérialisation électronique et la dématérialisation fiscale. En effet, leur différence provient de la valeur de la preuve apportée.
Par exemple, si l’échange d’éléments se fait par voie électronique (EDI), la preuve matérielle juridique reste la facture papier. L’enjeu est de simplifier le processus entre les différents partenaires (clients, fournisseurs…) tout en conservant le traitement fiscal et juridique de la transaction.
Dans le cas de la dématérialisation fiscale, le document électronique transmis à une valeur de preuve puisque ce traitement est réalisé dans un cadre juridique précis (contrôles légales).
CAPEOS CONSEILS reste à votre disposition pour répondre à vos questions sur la facturation électronique désormais obligatoire pour les TPE en relation avec le marché public, n’hésitez pas à nous contacter !
