Le manque de temps au travail peut être un grand facteur de stress. Sachez qu’il existe quelques techniques simples pour gagner en efficacité et optimiser son temps. Comment organiser son temps au travail ? Comment être plus efficace ? CAPEOS CONSEILS, cabinet d’expertise comptable, vous livre quelques conseils pour une meilleure gestion de son temps de travail.
Organisation de l’espace de travail et outils pratiques
Organiser son espace de travail
Les dossiers en cours s’empilent sur votre bureau ? Vous perdez du temps chaque jour à retrouver un dossier caché sous une pile ? Pour travailler efficacement, il est primordial d’organiser son espace de travail. Définir des zones de bureau assignées à des domaines particuliers peut-être une solution. Par exemple à droite, les dossiers « clients », à gauche, les « factures »… Pour vous aider dans votre classement, vous pouvez opter pour des classeurs, des casiers ou des pochettes de couleurs. N’hésitez pas à prendre quelques minutes chaque jour pour mettre de l’ordre dans vos dossiers avec par exemple un classement par ordre de priorité.
Ce qui est valable pour votre bureau physique l’est aussi pour votre bureau virtuel. La recherche de vos fichiers sur votre ordinateur vous fait également perdre du temps. Minimisez les clics pour accéder aux fichiers dont vous avez le plus besoin. Pour vous rendre la tâche moins difficile, vous pouvez accorder quelques minutes chaque jour au tri de vos dossiers numériques.
Utiliser des outils de gestion pratiques
Des outils existent pour gagner du temps, ne pas oublier des tâches, organiser les tâches de ses collaborateurs, programmer des réunions… La liste suivante d’outils de gestion de projets est non exhaustive, mais elle peut vous aider à définir les tâches de chaque intervenant au projet afin d’optimiser le travail d’équipe et la conduite des opérations.
- Trello : est un outil d’organisation de projet et permet de répartir les tâches de chaque intervenant au projet
- Slack : est une plateforme de communication collaborative et propose un outil de gestion de projet
- Google Drive : permet de partager des documents et de travailler simultanément sur ces mêmes documents.
Ces outils facilitent le travail d’équipe, simplifient la planification des tâches et renforcent la cohésion d’équipe et la visibilité sur le projet.
Comment éviter d’oublier des tâches importantes ?
Il est facile d’oublier d’envoyer un mail… Alors prenez le réflexe de noter vos actions de la journée. Astuces pratique, faites une liste de toutes les tâches que vous devez réaliser et désignez un code couleurs pour les missions à faire en priorité. Vous n’avez pas eu le temps de finaliser une action ? Pas de stress, vous l’écrivez sur votre To Do List de demain.
Comment booster et optimiser votre temps au travail ?
Repartir et déléguer des tâches de travail
Si vous en avez la possibilité, il ne faut pas hésiter à déléguer certaines missions auprès de vos équipes, lorsque vous avez une charge de travail trop importante. Priorisez certains dossiers afin de vous concentrer sur des projets plus importants et à caractère urgent. N’oubliez pas que « déléguer ce n’est pas abandonner ».
Savoir faire une pause au travail pour mieux reprendre
Quelques pauses durant votre journée de travail permettent de se ressourcer. Ne considérez pas ces temps « off » comme du temps perdu mais comme un moyen de recharger vos batteries. Vous serez surpris de voir à quel point cela peut relancer votre créativité et votre efficacité.
Sachez faire prendre du recul sur un sujet lorsque vous y avez consacré beaucoup de temps. Autrement dit, le fait d’alterner vos missions peut vous permettre de gagner en efficacité et d’identifier des points d’ajustement et de perfectionnement. Consacrez trop de temps sur un seul et même projet peut vous éloigner de l’essentiel par manque de recul.
Faites régulièrement un point sur votre gestion du temps, votre implication au travail et sur votre taux de concentration. Ainsi, vous identifierez les missions que vous pouvez plus facilement déléguer et les évolutions que vous avez effectuées. Parfois, prendre du recul permet de mieux rebondir.
Vous disposez dès à présent de quelques clés pratiques pour optimiser votre journée d’entrepreneur. Le cabinet espère avoir répondu à la problématique : comment organiser son temps au travail ?
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