Vos collaborateurs ne travaillent plus au bureau et sont désormais en télétravail (quand cela est possible) depuis plusieurs semaines. En effet, le confinement imposé par le Gouvernement à cause de l’épidémie du Covid-19, oblige vos équipes à travailler de chez elles. Vous avez passé l’étape des éventuels problèmes techniques liés à ce nouveau mode de travail et vous êtes à l’aise avec les visioconférences et les partages de fichiers. Cependant, comment continuer votre travail de manager pendant le confinement ? Existe-t-il des astuces pour manager efficacement vos équipes à travers ses modes de communication ? Aujourd’hui, une équipe de CAPEOS CONSEILS s’interroge sur ce sujet complexe et décide de délivrer dans cette actualité dédiée quelques astuces et conseils pour booster la motivation et l’intérêt des collaborateurs.
Développer la proximité avec vos collaborateurs en confinement
Cette situation exceptionnelle et impromptue change vos projets et le quotidien de vos missions. Soyez rassuré, comme de nombreux professionnels, ce mode de travail imposé est encore nouveau et perturbant. Mais essayons de se servir de ce confinement pour améliorer chaque modèle managérial en commençant par la proximité. Effectivement, ce nouveau rythme est l’occasion de vous rapprocher de vos équipes, notamment à travers vos différents échanges. « Comment allez-vous aujourd’hui ? » – « Vos proches se portent bien ? » – « Arrivez-vous à vous occuper ? » – « Comment vivez-vous le télétravail ? », toutes ses questions sont l’occasion d’échanger avec vos collaborateurs et de développer l’empathie et l’affect de votre relation. Encore plus que jamais, la bienveillance est de mise alors soyez plus à l’écoute en prenant individuellement des nouvelles de vos équipes. Ponctuez vos échanges en parlant de votre situation et de vos ressentis en tant que responsable mais également en tant que personne. Le confinement peut être anxiogène pour certaine personne alors n’hésitez pas à rassurer en optant pour un comportement humain et donc, favoriser la solidarité interne.
L’échange et l’organisation sont les clés d’un télétravail optimisé
Mettez un point d’honneur sur l’organisation pendant cette période de télétravail généralisée. Encore plus qu’avant, la rigueur et la structuration du travail d’équipe doivent être claires et bien interceptées par tout le monde. Qui est en charge du projet ? quelles sont les échéances ? quelles tâches sont à prioriser ?… Partagez régulièrement vos documents et demandez à vos collaborateurs de faire des points sur l’avancement de leurs missions.
Gardez en tête que certain de vos collaborateurs ont peut-être des enfants à gérer ou des proches en situation délicate, il est donc primordial de prendre en compte ces aléas avec équité et respect. Répartir les tâches et partager les avancées de chacun est donc indispensable pour continuer le télétravail dans les meilleures conditions.
Quelques astuces pour animer vos visioconférences
À travers ce management à distance, n’oubliez pas de féliciter les efforts dont font preuve vos équipes. Ce n’est pas évident d’animer une visioconférence ou bien de gérer les relations clients, encore moins dans ce contexte de pandémie mondiale. Alors n’hésitez pas à débuter vos réunions par des remerciements et des félicitations. Les collaborateurs concernés se sentiront soutenus et la réunion sera plus détendue.
Lorsqu’une réunion à distance à lieu, tous (ou presque) les participants coupent leur micro pour éviter les bruits anxiogènes (bruits de fonds, tapements sur le clavier etc.). La visioconférence peut donc s’avérer monotone. Pour la rendre davantage interactive, n’hésitez pas à proposer quelques « animations » tel qu’un tour de table ou chacun prend la parole ou bien un quizz en ligne lorsque les sujets évoqués s’y prêtent. Pour ce faire, des solutions tels que kahoot ou klaxoon par exemple permettent de faciliter les interactions et la participation de tous. L’enjeu est d’inciter les collaborateurs à prendre la parole ou interagir lors de la réunion.
Des outils web et collaboratifs
Pour susciter l’intérêt des collaborateurs et favoriser leur autonomie, il peut être pertinent de mettre en place des outils web et collaboratifs tels que :
- Un forum de discussions instantanés tels que WhatsApp ou Slack pour favoriser l’entraide entre salariés ;
- Une plateforme commune pour répartir les tâches, projets, deadline ainsi que la personne affiliée à la tâche, l’application Trello ;
- Pour favoriser les échanges de documents il existe WeTransfer. La version gratuite permet d’envoyer des fichiers jusqu’à 2Go ;
Il s’agit là, d’exemples non exhaustifs. De nombreuses plateformes ont vu le jour pour faciliter les échanges à
distance et les transmissions de données de façon sécurisée. Attention, toutefois aux cyberattaques frauduleuses qui se développent sur le thème du coronavirus.
Manager à distance n’est pas évident lorsque l’on ne peut pas discuter spontanément avec ses collaborateurs. À travers le télétravail, il s’agit uniquement de points prévus dans le calendrier et donc, des prises de contact plus formel. Donc n’hésitez pas à redoubler d’effort pour vous montrer ultra disponible et réactif. Par exemple, chez CAPEOS CONSEILS l’équipe en charge de la newsletter interne informe les collaborateurs pour limiter la profusion de mails sur divers sujets. En effet, en confinement, l’envoi des mails s’accroit. Il est donc primordial d’informer les équipes sur l’organisation en interne de l’entreprise.
Les équipes de votre cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS se mobilisent chaque jour pour épauler les entrepreneurs dans cette situation inédite. Pour les chefs d’entreprise qui rencontrent des difficultés financières, CAPEOS CONSEILS a mis en place un formulaire de contact via son site web afin d’identifier rapidement les besoins spécifiques et de pouvoir proposer un accompagnement personnalisé. Prenez soin de vous et de vos proches.
