À l’ère de la digitalisation de notre monde, les documents sont de plus en plus disponibles en version numérique. On le perçoit notamment avec la réforme de la facture électronique qui va accélérer ce processus de digitalisation pour de nombreuses entreprises. Cette digitalisation est une aubaine pour les entreprises et les salariés tant qu’elle est encadrée et sécurisée. La sécurité des données est en effet aujourd’hui une préoccupation majeure pour toutes les entreprises mais également pour la plupart des français qui sont de plus en plus sensibilisés à la cybersécurité. C’est pourquoi des coffres-forts numériques RH sont mis en place dans certaines entreprises. Le chef d’entreprise offre à ses salariés cette solution en ligne pour archiver, consulter et protéger tous les documents administratifs liés à l’entreprise comme les bulletins de paie ou encore le contrat de travail… Une solution qui s’avère presque nécessaire depuis la mise en place de la « Loi El Khomri » du 7 août 2016. Les entreprises sont maintenant tenues de distribuer les bulletins de paie de manière sécurisée en conformité avec les exigences du RGPD. Découvrez dans cet article pourquoi la mise en place d’un coffre-fort numérique RH est essentielle pour protéger les documents sensibles et garantir la conformité avec les réglementations en vigueur.
Les avantages du coffre-fort numérique RH
La protection des données sensibles grâce au coffre-fort électronique RH
L’une des principales raisons de mettre en place un coffre-fort numérique est de protéger vos données sensibles. Que ce soient des informations financières, les fiches de paie, les documents administratifs, ces données doivent être stockées en toute sécurité pour éviter tout accès non autorisé. Avec un coffre-fort numérique, vous aurez un niveau de sécurité supérieur par rapport au stockage traditionnel, grâce à des mécanismes de chiffrement avancés et à des contrôles d’accès poussés. Le coffre-fort numérique proposé par l’expert-comptable Capeos est notamment certifié AFNOR, respectueux du RGPD et 100% français. Cette solution dématérialisée hébergée en France retire également toutes les craintes de perte de documents liées aux sinistres comme les incendies, vols, inondations etc…
Un coffre-fort numérique conforme aux réglementations
De nombreuses réglementations strictes imposent aux entreprises de protéger les données sensibles et de garantir leur conformité. C’est également le cas pour transmettre les différents documents administratifs aux salariés. La mise à disposition d’un coffre-fort numérique RH pour les salariés permet d’être conforme aux différentes réglementations en vigueur. L’envoi des différents documents ne se fait plus par courrier ou par mail mais directement dans le coffre-fort électronique individuel de chaque salarié. À savoir que le bulletin de paie est reconnu comme un original numérique et authentique lorsqu’il est mis par l’entreprise sur le coffre-fort numérique du salarié.
Une facilité d'accès et de gestion grâce au coffre-fort électronique
Contrairement au stockage physique, un coffre-fort électronique RH offre pour les salariés un accès rapide et facile aux données stockées. Les salariés peuvent accéder aux différents documents et les gérer en quelques clics, à tout moment et quel que soit l’endroit où ils se trouvent. C’est la flexibilité qui s’offre aux utilisateurs d’un coffre-fort numérique accessible depuis ordinateur, smartphone ou tablette.
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Une solution éco-responsable
Le coffre-fort numérique est une solution éco-responsable qui permet à l’entreprise de développer ses engagements RSE. Avec le coffre-fort électronique, l’entreprise réduit sensiblement son impact environnemental avec la réduction drastique des impressions, de l’utilisation du papier et des enveloppes mais également l’interruption des envois postaux et donc la réduction de l’impact sur les transports liés aux documents.
Quel coffre-fort numérique RH choisir ?
L’expert-comptable Capeos propose une offre « Coffre-fort numérique RH », une solution de dématérialisation RH pour partager et stocker les bulletins de paie des salariés. Le coffre-fort numérique proposé par Capeos, quels sont les avantages ?
- Une solution clé en main
- 100% française
- Protection des données sensibles des salariés
- Conforme à la réglementation et au RGPD
- Accès aux documents simple
- Eco-responsable
C’est un avantage concret et indéniable que le chef d’entreprise peut proposer à ses salariés. Le coffre-fort numérique n’est pas réservé seulement à l’usage professionnel, il peut servir aussi à un usage privé pour stocker d’autres documents comme des factures, des avis d’imposition… Disponible à vie, le coffre-fort numérique offre un espace de stockage simple et intuitif de 10Go et plus de 800 collecteurs disponibles pour centraliser vos documents depuis votre banque, assurance… En résumé le coffre-fort numérique Capeos est la plateforme centrale pour la gestion de la vie administrative professionnelle et privée de vos salariés. C’est une véritable plus-value que le chef d’entreprise peut proposer à ses salariés.
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