Encaisser en temps et en heure relève parfois du défi. Qu’il s’agisse d’un oubli de la part de votre client ou de mauvaise foi, le règlement de vos prestations s’avère parfois être un sujet délicat. Pourtant, il s’agit de la santé financière de votre entreprise et vous avez tout intérêt à mettre en place une procédure de relance. À travers cette actualité, Capeos vous propose de voir ou revoir quelques astuces pour être payé plus rapidement, sans perdre de temps, tout en restant concentré sur des tâches à valeur ajoutée.
Adapter les procédures de relance
Vous éprouvez des difficultés à vous faire payer dans les temps escomptés ? Il est très fréquent qu’un client oublie de régler ses factures en temps et en heure sans relance préalable. Très souvent, il s’agit d’une question d’organisation et le client a tout simplement omis de vous régler. Il existe même certaines entreprises qui attendent automatiquement d’être relancées pour procéder au paiement. Il s’agit de leur process.
Chaque société cliente est différente. C’est pourquoi, il est très important de personnaliser votre procédure en fonction du profil client. Un client sensible nécessite une relance subtile pour préserver le relationnel. Un client souvent en retard dans ses paiements quant à lui, devra être relancé plus tôt. Certains clients vont préférer le contact par téléphone, d’autres par mail… Il s’agit ainsi de moduler votre procédure en fonction du ton utilisé, de la fréquence de relance et des différents canaux de communication.
En revanche, adapter sa relance par client exigerait beaucoup trop de temps et mobiliserait beaucoup trop les équipes. Il est possible de classer les différentes catégories de client, puis, d’assigner une procédure spécifique à chaque profil. Distinguer les grands comptes des petites entreprises familiales, les clients mauvais payeurs des clients bons payeurs… Autant de catégories qui illustreront votre panel de clients.
Comment faire une relance de facture par mail ?
La relance d’impayée se fait souvent dans un premier temps par mail. C’est une technique moins « formelle » qu’une lettre recommandée et favorise ainsi un rapport à l’amiable. Voici les conseils de Capeos pour effectuer une bonne relance d’impayée par mail :
- Évoquer dans un premier temps la nature de la facture ;
- Mentionner la date de la transaction et la date d’échéance dépassée ;
- Le montant dû ;
- Ne pas oublier d’intégrer la facture en pièce jointe ;
- Adopter un ton cordial. Il s’agit de la première relance, nul besoin d’être agressif ou de faire peur en évoquant des procédures juridiques. Le but de la première relance client est tout d’abord d’informer le client.
Bon à savoir : en cas de litige, le mail permet de conserver une trace écrite et détient une valeur juridique.
Quand relancer la société cliente pour une facture impayée ?
Lorsqu’on relance un client pour une facture impayée, le timing est très important. Il ne faut pas relancer trop tôt pour éviter de presser le client, ni trop tard car l’entreprise risque d’être déséquilibrer dans sa trésorerie.
Vous pouvez faire partir votre première relance de facture à partir du moment où le délai de paiement est arrivé à échéance. C’est-à-dire, dès qu’il est possible d’entamer une procédure de recouvrement client. Le délai de paiement fait souvent l’objet d’une négociation lors de la vente. C’est pourquoi, il est très important (et obligatoire) de mentionner sur la facture et dans les conditions générales de vente (CGV) le délai de paiement. Plusieurs délais de paiement existent, en voici quelques-uns :
- Paiement comptant : le client règle le jour de la livraison ou de la réalisation ;
- Paiement à réception : le client a une semaine pour régler (inclus le temps de réception de la facture) ;
- Paiement avec délai par défaut : délai fixé au 30e jour suivant la livraison ou réalisation de la prestation ;
- Paiement avec délai négocié : après une négociation, le client a jusqu’au 60e jour après l’émission de la facture pour régler.
Il peut également être envisageable de faire ce qu’on appelle une « pré-relance ». Relancer le client avant la date d’échéance. Une sorte de rappel, peut-être moins formel pour remémorer à la société cliente qu’une facture est à payer. C’est une façon d’anticiper les potentiels retards de paiement.
Quel est le délai légal pour régler une facture impayée ?
En droit, on parle de délai de prescription, il s’agit du délai dans lequel le créancier peut faire appel à la justice pour réclamer le paiement d’une ou plusieurs factures. Lorsque l’échéance est dépassée, le créancier ne peut plus réclamer le paiement de sa facture impayée. Pour une facture entre professionnels, le délai est de 60 jours maximum et pour des factures entre professionnel et particulier, il est de 45 jours maximum.
Pour être payé plus rapidement, renseignez-vous sur votre client
Lorsque vos commerciaux prospectent de nouveaux clients, assurez-vous qu’ils accordent leur attention à la solvabilité des prospects. Mettez en place une procédure qui consiste à regarder sur internet si l’entreprise du prospect est solvable, quel est son bilan, est-elle est cours de rachat, y a-t-il des procédures juridiques en cours… Cela permet de potentiellement éviter de tomber sur de mauvaises surprises, ou à minima, d’accorder un point de vigilance accru sur certaines entreprises.
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Le saviez-vous, en 2024 la facturation électronique va devenir obligatoire pour les entreprises. Pour ne manquer aucune information, n’hésitez pas à consulter notre actualité dédiée à la facture électronique.
